Gửi mẫu kiểm nghiệm sâm Bố Chính gồm bốn việc: xác định mục đích (bán làm dược liệu, làm thực phẩm, hay theo yêu cầu riêng của người mua) để chọn đúng bộ chỉ tiêu; chọn phòng thử nghiệm có năng lực và được công nhận cho các phép thử đó; lấy mẫu đại diện cho cả lô theo cách đúng; và giữ một phần mẫu lưu cùng hồ sơ. Làm đúng bốn việc này thì tờ phiếu kết quả mới có giá trị với người mua và cơ quan quản lý.
Nhiều nhà vườn lần đầu gửi mẫu thường lúng túng: gửi ở đâu, gửi bao nhiêu, kiểm cái gì, sao kết quả người mua không nhận. Bài này viết từ phía người gửi mẫu, tức là cơ sở làm ra hàng ở vùng hồ. Cách đọc một phiếu kiểm nghiệm từ phía người mua sâm thì nhiều trang khác đã nói; ở đây tập trung vào chuẩn bị và gửi sao cho đúng ngay từ đầu.
Bắt đầu từ câu hỏi: kiểm để làm gì
Không có một gói "kiểm sâm" chung cho mọi trường hợp. Bộ chỉ tiêu phụ thuộc vào việc lô hàng sẽ đi đâu. Nếu bán cho cơ sở kinh doanh dược liệu, nhà máy thuốc, phòng chẩn trị y học cổ truyền, thì người mua thường đối chiếu với yêu cầu của Dược điển Việt Nam về dược liệu: định tính, độ ẩm, tro, tạp chất, kim loại nặng, dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, có khi cả định lượng một nhóm chất. Nếu bán làm thực phẩm, như trà, sâm lát đóng túi bán ở cửa hàng thực phẩm, thì các chỉ tiêu an toàn thực phẩm như vi sinh, kim loại nặng, độc tố nấm mốc thường là trọng tâm.
Người mua sỉ, nhà phân phối hay đối tác ở thị trường khác thường có danh sách chỉ tiêu riêng, có khi chặt hơn quy định trong nước. Cách hiệu quả nhất là hỏi thẳng người mua: họ cần phiếu có những chỉ tiêu nào, theo phương pháp nào, từ phòng thử nghiệm nào thì họ chấp nhận. Có danh sách này rồi mới liên hệ phòng thử nghiệm.
Còn một mục đích nữa: kiểm để tự biết. Cơ sở mới đổi lò sấy, đổi nguồn phân, hay nghi lô có vấn đề có thể gửi một vài chỉ tiêu trọng điểm, như độ ẩm, vi sinh, lưu huỳnh đioxit, để điều chỉnh quy trình. Loại kiểm này không cần đủ bộ, nhưng cần đúng chỉ tiêu nghi ngờ.
Chọn phòng thử nghiệm: những gì nên xem
Được công nhận cho đúng phép thử. Ở Việt Nam, phòng thử nghiệm có thể được công nhận theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 qua hệ thống công nhận như VILAS. Công nhận áp cho từng phép thử cụ thể, không phải cho cả phòng. Anh chị nên hỏi phòng thử nghiệm: chỉ tiêu mình cần có nằm trong phạm vi được công nhận không, trên nền mẫu dược liệu hay thực phẩm khô.
Được chỉ định hoặc được người mua chấp nhận. Một số mục đích, như hồ sơ công bố sản phẩm hay hồ sơ gửi cơ quan quản lý, có thể yêu cầu phòng thử nghiệm được chỉ định hoặc đáp ứng điều kiện nhất định. Hỏi cơ quan quản lý hoặc người mua trước để không phải gửi lại.
Có kinh nghiệm với dược liệu. Các viện, trung tâm kiểm nghiệm thuốc, viện dược liệu và một số phòng thử nghiệm tư nhân có kinh nghiệm với nền mẫu dược liệu khô. Phòng chỉ quen kiểm nước hay thực phẩm tươi có thể vẫn làm được nhưng nên hỏi kỹ.
Thời gian, cách nhận mẫu, chi phí báo trước. Hỏi thời gian trả kết quả, có nhận mẫu gửi qua đường chuyển phát không, cần bao nhiêu gam mẫu cho bộ chỉ tiêu, và báo giá bằng văn bản. Bên mình không nêu giá vì giá thay đổi theo phòng và theo số chỉ tiêu.
Lấy mẫu đại diện cho một lô lát khô
Kết quả chỉ đúng cho lô khi mẫu đại diện cho lô. Một mẫu bốc từ túi trên cùng không nói được gì về túi dưới đáy thùng. Cách lấy mẫu gọn cho cơ sở nhỏ:
- Xác định lô: lô là lượng lát cùng nguồn củ, cùng đợt sơ chế, cùng điều kiện sấy, mang một mã lô. Không gộp nhiều lô rồi lấy chung một mẫu.
- Chọn nhiều túi trong lô, ở các vị trí khác nhau trong kho: trên, giữa, dưới, trong, ngoài. Lô càng lớn càng lấy nhiều túi.
- Từ mỗi túi lấy một lượng nhỏ ở nhiều chỗ trong túi, dùng muỗng hoặc găng tay sạch.
- Trộn tất cả trên một bề mặt sạch, chia làm các phần bằng nhau theo kiểu chia tư: một phần gửi đi, một phần lưu tại cơ sở, có thể thêm một phần dự phòng.
- Cho vào túi sạch, kín, mới; dán nhãn ghi mã lô, ngày lấy mẫu, người lấy mẫu, khối lượng; niêm phong nếu cần.
- Ghi biên bản lấy mẫu ngắn trong sổ: lấy từ bao nhiêu túi, ở đâu, khối lượng mỗi phần.
Khối lượng mẫu cần gửi tuỳ bộ chỉ tiêu; phòng thử nghiệm sẽ cho biết. Nên gửi dư một chút so với yêu cầu, vì có phép thử cần làm lặp lại. Mẫu lưu tại cơ sở để ở nơi khô mát, kín, giữ tới khi lô hàng bán hết và qua hạn dùng.
Chỉ tiêu nào cho mục đích nào
Bảng dưới gợi ý các nhóm chỉ tiêu thường gặp theo mục đích bán. Danh sách cụ thể phải theo văn bản hiện hành và yêu cầu của người mua; bảng chỉ để anh chị hình dung trước khi gọi phòng thử nghiệm.
| Nhóm chỉ tiêu | Bán làm dược liệu | Bán làm thực phẩm, trà | Tự kiểm quy trình |
|---|---|---|---|
| Định tính, nhận dạng vị | Thường cần | Tuỳ người mua | Khi nghi lẫn giống |
| Độ ẩm, tro, tạp chất | Thường cần | Độ ẩm nên có | Độ ẩm sau khi đổi lò |
| Kim loại nặng | Thường cần | Thường cần | Khi đổi lô đất, nguồn phân |
| Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật | Thường cần | Thường cần | Khi có phun hoặc nghi trôi dạt |
| Vi sinh vật | Tuỳ yêu cầu | Thường cần | Khi đổi khu sơ chế |
| Độc tố nấm mốc | Tuỳ yêu cầu | Nên có | Khi có lô nghi mốc |
| Lưu huỳnh đioxit | Tuỳ yêu cầu | Tuỳ người mua | Khi mua lát từ nguồn khác |
Chữ "thường cần" trong bảng là thực tế hay gặp, không phải quy định. Một số chỉ tiêu như định lượng hoạt chất chỉ có ý nghĩa khi có chuyên luận hoặc tiêu chuẩn cơ sở xác định chất nào, mức nào.
Gửi mẫu đi xa từ vùng hồ
Các phòng thử nghiệm lớn phần nhiều đặt ở thành phố. Từ vùng hồ, nhà vườn có thể mang mẫu trực tiếp khi có việc đi thành phố, hoặc gửi qua đường chuyển phát nếu phòng thử nghiệm nhận. Trước khi gửi, gọi hoặc nhắn phòng thử nghiệm để lấy phiếu yêu cầu thử nghiệm, điền đủ thông tin: tên mẫu, mô tả, mã lô, chỉ tiêu, phương pháp mong muốn nếu người mua yêu cầu, thông tin xuất phiếu.
Tên mẫu nên ghi đúng và nhất quán: ví dụ "sâm Bố Chính, lát khô" kèm tên khoa học, vì tên này sẽ in trên phiếu và người mua sẽ đối chiếu với nhãn sản phẩm. Ghi chung chung kiểu "sâm" có thể gây hiểu lầm với các vị khác cũng gọi là sâm. Thông tin "nơi trồng" có thể khai, nhưng cần hiểu phiếu kiểm nghiệm chỉ xác nhận kết quả trên mẫu được gửi, không chứng nhận nguồn gốc.
Đóng gói mẫu chắc chắn, chống ẩm, chống dập: túi mẫu kín đặt trong túi thứ hai, cho vào hộp cứng. Giữ biên nhận gửi hàng và mã vận đơn trong hồ sơ lô. Khi phòng thử nghiệm xác nhận nhận mẫu, ghi ngày nhận vào sổ để theo dõi thời gian trả kết quả.
Với nhóm nhà vườn cùng một tổ hợp tác, có thể thống nhất một đợt gửi mẫu chung mỗi mùa thu hoạch: mỗi vườn chuẩn bị mẫu riêng theo đúng cách lấy mẫu, ghi mã lô riêng, rồi một người mang đi một lần. Cách này tiết kiệm công đi lại mà vẫn giữ kết quả riêng cho từng vườn, khác hẳn với việc trộn chung mẫu. Người mang mẫu cần một danh sách đối chiếu để không nhầm túi, và mỗi vườn nhận lại phiếu của chính mình.
Nhận phiếu, lưu phiếu và dùng phiếu cho đúng
Khi nhận phiếu, kiểm tra ngay: tên mẫu, mã lô, ngày nhận mẫu, danh sách chỉ tiêu có đúng như đã yêu cầu không. Sai một chữ ở tên mẫu hay mã lô có thể làm người mua từ chối phiếu. Nếu có sai sót, đề nghị phòng thử nghiệm sửa sớm.
Phiếu kiểm nghiệm là của một mẫu, một lô, một thời điểm. Lưu phiếu bản gốc hoặc bản điện tử cùng hồ sơ lô, nối với sổ sơ chế qua mã lô. Khi gửi cho người mua, gửi bản đầy đủ, không cắt xén những chỉ tiêu "xấu". Đừng dùng phiếu của lô này cho lô khác; người mua có kinh nghiệm so ngày lấy mẫu với ngày sản xuất trên túi là thấy ngay.
Theo thời gian, tập phiếu của nhiều lô sẽ thành dữ liệu quý: anh chị thấy được xu hướng độ ẩm theo mùa, kim loại nặng ổn định qua các năm, lô nào có vấn đề gắn với điều kiện gì. Đây là bằng chứng mạnh hơn mọi lời quảng cáo khi làm việc với người mua lớn, khi làm hồ sơ chứng nhận, hay khi vùng hồ muốn xây dựng tên chung cho sâm của mình.
Những lỗi khiến phiếu kiểm nghiệm bị người mua từ chối
Lỗi hay gặp nhất là kiểm thiếu chỉ tiêu. Nhà vườn gửi mẫu kiểm vài chỉ tiêu cơ bản cho rẻ, rồi người mua cần thêm kim loại nặng hay dư lượng thuốc, phải gửi lại và chờ thêm. Hỏi người mua danh sách trước khi gửi sẽ tránh được. Lỗi thứ hai là tên mẫu không khớp với tên sản phẩm trên nhãn: phiếu ghi "sâm khô", nhãn ghi "sâm Bố Chính Tà Đùng lát", người mua không chắc hai thứ là một.
Lỗi thứ ba là phiếu quá cũ hoặc không cùng lô. Người mua nhận lô sản xuất tháng này mà phiếu đính kèm lấy mẫu từ vụ trước, họ có quyền nghi ngờ. Lỗi thứ tư là phòng thử nghiệm không được công nhận cho phép thử cần thiết, hoặc người mua có danh sách phòng họ chấp nhận mà nhà vườn không hỏi. Lỗi thứ năm, ít gặp nhưng nặng nhất, là phiếu bị sửa, cắt ghép hoặc che bớt chỉ tiêu. Người mua chuyên nghiệp có thể liên hệ thẳng phòng thử nghiệm để xác minh số phiếu; bị phát hiện một lần là mất khách lâu dài.
Phần lớn các lỗi này tránh được bằng một tờ ghi chú đơn giản trong hồ sơ: người mua nào, cần chỉ tiêu gì, chấp nhận phòng nào, tên sản phẩm ghi thế nào. Mỗi lần gửi mẫu, mở tờ đó ra đối chiếu trước khi điền phiếu yêu cầu.
Câu hỏi thường gặp
Phiếu kiểm nghiệm có chứng minh được sâm trồng ở Tà Đùng không?
Không. Phiếu kiểm nghiệm chỉ xác nhận kết quả các chỉ tiêu trên mẫu được gửi. Nơi trồng được chứng minh bằng hồ sơ lô đất, nhật ký canh tác, sổ sơ chế, mã lô và hệ thống truy xuất. Phiếu kiểm nghiệm là một mảnh trong bộ hồ sơ đó, không thay được các mảnh còn lại.
Nhà vườn nhỏ có tự gửi mẫu được không hay phải qua công ty?
Cá nhân, hộ gia đình, hợp tác xã đều có thể tự gửi mẫu tới phòng thử nghiệm nhận mẫu từ khách bên ngoài. Chỉ cần điền phiếu yêu cầu, gửi mẫu đủ khối lượng và thanh toán phí theo báo giá. Một số mục đích như hồ sơ gửi cơ quan quản lý có thể cần thêm điều kiện, nên hỏi trước.
Nên kiểm ở viện nhà nước hay phòng thử nghiệm tư nhân?
Điều quan trọng là phòng thử nghiệm có năng lực và được công nhận cho đúng phép thử, và người mua hoặc cơ quan quản lý chấp nhận phiếu của phòng đó. Cả cơ quan nhà nước và phòng tư nhân đều có thể đáp ứng. Hỏi người mua họ chấp nhận phòng nào sẽ tránh phải kiểm lại.
Mẫu lưu tại cơ sở để làm gì?
Mẫu lưu dùng để đối chứng khi có tranh chấp về chất lượng, khi người mua báo lỗi, hoặc khi cần kiểm lại một chỉ tiêu. Mẫu lưu phải lấy cùng lúc với mẫu gửi đi, từ cùng một khối mẫu đã trộn, cất kín ở nơi khô mát và ghi mã lô rõ ràng tới khi lô hàng hết hạn dùng.
Có thể gộp mẫu của nhiều nhà vườn để kiểm cho tiết kiệm không?
Có thể nếu mục đích là kiểm chung cho một lô gom của hợp tác xã và lô đó bán dưới một mã chung. Nhưng kết quả chỉ đại diện cho lô gom, không cho từng vườn. Nếu một vườn có vấn đề, kết quả chung có thể che đi hoặc kéo cả lô xuống, nên cần cân nhắc.
Kết quả kiểm có hiệu lực bao lâu?
Phiếu kiểm nghiệm không có thời hạn hiệu lực chung, vì nó mô tả một mẫu tại thời điểm thử. Người mua thường chấp nhận phiếu của chính lô đang giao, lấy mẫu sau khi lô khô đạt. Với các chỉ tiêu có thể thay đổi khi bảo quản như độ ẩm, vi sinh, lô để lâu có thể cần kiểm lại.